DMS to skrót od angielskiej nazwy Document Management System. Jest to elektroniczny system, który pomaga przedsiębiorstwom organizować, przechowywać i zarządzać dokumentami. Można go również nazwać oprogramowaniem do zarządzania dokumentami lub aplikacjami do zarządzania dokumentami. System DMS pomaga firmom w przechowywaniu i zarządzaniu dokumentami cyfrowymi w sposób zorganizowany, dzięki czemu użytkownicy mogą je szybko znaleźć w razie potrzeby, zamiast mieć duży bałagan niezorganizowanych plików na swoich komputerach lub dyskach sieciowych. System DMS ułatwia współpracę między członkami zespołu dzięki scentralizowaniu możliwości przechowywania i udostępniania dokumentów. Ułatwia to członkom zespołu wspólną pracę nad projektami i zmniejsza ryzyko podwójnego ładowania plików. Skąd wiadomo, że potrzebujesz systemu DMS? Jeśli bez końca przeszukujesz swoje e-maile, foldery Google Drive i wiele folderów na pulpicie w poszukiwaniu tego ważnego pliku Worda, Excela lub PDF – system DMS jest dokładnie tym, czego potrzebujesz!

DMS – dlaczego potrzebujesz go w swojej firmie?

Zanim wejdziemy w szczegóły dotyczące korzyści płynących z zastosowania systemu zarządzania dokumentami, wyobraźmy sobie sytuację, w której firma nie może znaleźć kluczowych dla jej działalności dokumentów. Może się to zdarzyć z wielu powodów, w tym: – Utrata danych w wyniku awarii komputera, błędu ludzkiego lub wadliwego systemu kopii zapasowych. – Brak organizacji w firmowym systemie przechowywania plików. – Brak dostępu do ważnych dokumentów z powodu ograniczonego systemu udostępniania. – Konieczność radzenia sobie z dokumentami papierowymi, które są trudne do przechowywania i zarządzania. Jeśli jesteś w jednej z tych sytuacji, potrzebujesz systemu DMS! DMS pomoże Ci uniknąć tych problemów i zmaksymalizować możliwości działania Twojej firmy.

Korzyści z używania oprogramowania do zarządzania dokumentami

– Zwiększona wydajność – System DMS może zmniejszyć czas, jaki pracownicy spędzają na szukaniu plików. Może to pomóc zwiększyć produktywność i zaoszczędzić pieniądze firmy. – Lepsza współpraca i komunikacja – Scentralizowany system przechowywania plików ułatwia członkom zespołu współpracę nad projektami i udostępnianie sobie plików. Może to pomóc w poprawieniu komunikacji między pracownikami i zwiększyć wydajność projektu. – Lepsze bezpieczeństwo – System DMS zapewnia bezpieczeństwo dokumentów poprzez ich szyfrowanie, dzięki czemu nie mają do nich dostępu nieupoważnieni użytkownicy. – Lepsza organizacja – korzystanie z systemu DMS pozwala utrzymać pliki w porządku i ułatwia ich znalezienie. Pomaga to zmniejszyć bałagan i ułatwia znalezienie plików, gdy są potrzebne. – Większa opłacalność – system DMS może pomóc w oszczędzaniu pieniędzy poprzez zmniejszenie potrzeby drukowania dokumentów przez pracowników. Może to obniżyć koszty drukowania w Twojej firmie. – Lepsze planowanie długoterminowe – System DMS przechowuje dokumenty cyfrowe w jednej centralnej lokalizacji, dzięki czemu łatwiej je znaleźć niż dokumenty papierowe. Ułatwia to prowadzenie długoterminowego planowania, takiego jak prognozowanie przyszłej sprzedaży i analizowanie przeszłych trendów biznesowych.

Jak wybrać system DMS?

Wybierając system DMS, należy wziąć pod uwagę następujące czynniki: – Jakie są potrzeby Twojej organizacji? Co próbujesz osiągnąć dzięki systemowi DMS? Jakie obszary Twojej firmy mogłyby z niego skorzystać? Są to ważne rzeczy do rozważenia przy wyborze systemu. – Jakich funkcji potrzebujesz w systemie DMS? Czego oczekujesz od niego dla swojej firmy? To może pomóc Ci zawęzić opcje i znaleźć system, który będzie dobrze pasował do Twojej firmy. – Jaki jest budżet Twojej firmy i jakie są oczekiwania co do przyszłego rozwoju? To może pomóc Ci zorientować się, ile powinieneś wydać na system DMS i czy jest to coś, na co Twoja firma może sobie pozwolić. – Jacy dostawcy DMS są dostępni? To pomoże Ci lepiej zrozumieć, jakie systemy DMS są dostępne.

Jaki jest najlepszy system zarządzania dokumentami?

Jest to trudne pytanie, ponieważ w dużej mierze zależy od specyficznych potrzeb i wymagań każdej firmy. Mimo to istnieją pewne systemy, które są bardziej popularne niż inne. – Google Drive – Jest to jeden z najpopularniejszych systemów zarządzania dokumentami. Jest łatwy w użyciu, niedrogi i posiada wiele funkcji, z których mogą korzystać firmy. Jest szczególnie przydatny dla zespołów, które współpracują ze sobą zdalnie, ponieważ umożliwia komunikację i udostępnianie informacji innym członkom zespołu za pośrednictwem Google Drive. – SharePoint – To kolejny popularny system DMS, z którego korzystają firmy. Posiada wiele funkcji, które mogą pomóc w poprawie współpracy i komunikacji, a także ułatwiają dzielenie się informacjami z członkami zespołu. – Office 365 – To oprogramowanie obejmuje pakiet aplikacji firmy Microsoft, takich jak Word, Excel i Outlook. Zawiera również system DMS, który może być korzystny dla firm. – ARIS – Jest to kolejny popularny system DMS, z którego korzystają firmy. Posiada on wiele funkcji, które mogą pomóc w usprawnieniu współpracy i komunikacji, a także ułatwiają dzielenie się informacjami z członkami zespołu.

Podsumowanie.

System zarządzania dokumentami to elektroniczny system, który pomaga firmom organizować, przechowywać i zarządzać dokumentami. Może być również nazywany oprogramowaniem do zarządzania dokumentami lub aplikacjami do zarządzania dokumentami. DMS pomaga firmom przechowywać i zarządzać cyfrowymi dokumentami w zorganizowany sposób, dzięki czemu użytkownicy mogą je szybko znaleźć, gdy są potrzebne, zamiast mieć wielki bałagan niezorganizowanych plików na swoich komputerach lub dyskach sieciowych. System DMS może poprawić wydajność, współpracę i komunikację, a także pomóc firmom zaoszczędzić pieniądze. Sprawdź narzędzie ułatwiające elektroniczny obieg dokumentów w firmie – DMS Exact.